Autor: Michal Kříž, HandyBot s.r.o.
Doba pandemie donutila většinu firem přehodnotit své firemní procesy. Společnosti se často dostávají do finančních obtíží a hledají způsob, jak minimalizovat fixní náklady a zefektivnit firemní agendu. A přesně to řeší robotická automatizace procesů, v angličtině Robotic Process Automation (RPA).
RPA je obor, který se zabývá automatizací všeho, co vykazuje známky rutinnosti a pravidelně se opakujících činností. Tedy činností, které vykonáváme pomocí výpočetní techniky, osobní nebo sdílené (PC, servery). Na těchto zařízeních obsluhujeme různé sofistikované aplikace a uživatelské programy. To nám zabírá stále větší část z pracovního dne nebo na tyto činnosti musíme dokonce vyčlenit speciální pracovníky či brigádníky. Zbytečně tak plýtváme finančními prostředky a lidskými zdroji místo toho, abychom tyto zdroje využili pro získávání a realizaci zakázek a celkový rozvoj společnosti. Pokud se tedy jedná o činnosti, které se pravidelně opakují a umíme je popsat, tak přesně tyto činnosti za nás může provádět robot, který je produktem RPA.
Rutinní činnosti jsou specifické zejména pro účetní společnosti nebo firmy s velkým objemem účetních dokladů. Zde se dá automatizace využít naprosto ideálně, protože tytéž činnosti se opakují stále znovu a znovu bez nutnosti větších zásahů. Rutinní činnosti však nacházíme ve všech oblastech podnikání a automatizace si své místo najde téměř všude.
Příkladem pravidelných a opakujících se situací, kde jsou roboti uplatnitelní, jsou následující:
- zadávání faktur do účetního softwaru, vystavování faktur,
- označování dokumentů čárovým kódem a jejich následné ukládání,
- stahování bankovních výpisů,
- zaúčtování bankovních výpisů,
- export/import sestav do/z dalších firemních systémů,
- kontrola datových schránek,
- odesílání kontrolních hlášení a DPH,
- kontrola daňových informačních schránek,
- pravidelný přepis informací z jedné aplikace do více formulářů nebo z více aplikací či webů do jedné nebo více aplikací,
- zpracování součinnosti s exekutory,
- příprava klientských smluv z podkladů od obchodníků a z veřejně dostupných zdrojů (registrů),
- kontrola různých registrů na internetu a následné doplňování získaných informací o klientech do obchodních systémů,
- pravidelná tvorba reportů z více zdrojů,
- informační notifikace o změnách v klientských systémech či údajích.
Významnou oblastí jsou ale také situace, kdy potřebujeme, aby pracovníci z různých oddělení, kde se pracuje s různými systémy, propojili své rutinní činnosti k tomu, aby vytvořili společný výstup. Takto je možné propojit například účetní a jiná oddělení.
To vše je možné řešit automaticky, softwarovým robotem, který běží na výpočetní technice klienta, tedy na jeho počítači či serveru. Softwarový robot pracuje 24 hodin denně 7 dní v týdnu 365 dnů v roce, nemluví, neodmlouvá a nedělá chyby. Pracuje v noci a může pracovat na PC, které bylo doposud využíváno pouze v pracovních dnech a jen 8 hodin. Po příchodu pracovníka do kanceláře má již robot odpracováno a zaměstnanec ráno jen naváže na jeho činnosti. Typickým příkladem může být každodenní ranní stažení bankovních výpisů všech klientů. Účetní po příchodu do kanceláře neztratí touto činností denně 30-60 minut, ale rovnou naváže odbornou prací.
Jak vlastně takové zavedení robotů do firem probíhá? Není to nic zdlouhavého ani komplikovaného. Je důležité, aby si společnost vydefinovala procesy, které jsou opakované a které tedy chtějí automatizovat. Poté se spojí s firmou HandyBot a společně proces projdou, aby zkontrolovali, že je automatizace skutečně možná a efektivní (časově i finančně). Veškerá tato komunikace může bez problémů probíhat na dálku formou konferenčních hovorů a sdílené obrazovky. HandyBot zajistí pro potřeby ověření trial robotizační platformy, na které se roboti spouštějí. Robotizační platforma je software, pomocí kterého je možné roboty spouštět, upravovat a vytvářet. Stanoví se předběžná cena robota a HandyBot připraví pilotního robota, kterého otestuje na pilotních datech. Poté je stanovena koncová cena robota. Po dokončení a předání hotového robota je celá zakázka vyúčtována a klient si zakoupí i robotizační platformu, ve které své roboty spouští. To vše trvá 1-2 měsíce, případně déle, podle náročnosti robota. Při předání jsou klienti proškoleni, jak své roboty kontrolovat a upravovat. V případě zájmu je také jako další služba poskytnuto školení, jak vytvářet vlastní firemní roboty.
Cena robota se liší podle jeho náročnosti, převážně v desítkách tisíc Kč. Při posuzování toho, zda se vyplatí firemní procesy automatizovat, doporučujeme, aby návratnost investice byla v horizontu 6-9 měsíců. V mnoha případech je návratnost i kratší. Roboty si klienti mohou kontrolovat a upravovat sami nebo je možné využít servisních služeb HandyBot, který zajistí plynulý a bezchybný provoz robotů.
V malých a středních společnostech je nekonečně mnoho procesů, jejichž automatizace může mít sice pomalejší návratnost investic, ale významně se tím zvýší efektivita malého týmu. Kvalifikovaná pracovní síla, která je pro podnikání klíčová, získá větší prostor pro odborné činnosti, na vzdělávání a vyšší úroveň proklientského přístupu.
V poslední době se stále zvyšuje administrativní zátěž podnikatelského prostředí. A to z legislativních nebo obchodních důvodů (kontrolní hlášení, statistické výkazy, exekuce, přípravy smluv, zpracování různých formulářů, reporty). To pro malé podniky znamená stále se zvyšující část nákladů. Dopadem je pak zvyšování prodejních cen. To ale firma nebo podnikatel nechce. Chtějí si udržet stávající náklady, případně je snižovat, zkvalitňovat služby či produkty a samozřejmě získávat spokojené zákazníky.
A samozřejmě pandemie koronaviru má obrovský dopad na další existenci a rozvoj firem. Zde je velká budoucnost robotů, kteří budou postupně přebírat firemní rutinní činnosti a společnost ušetří právě ty fixní finanční prostředky a lidské zdroje, které jí chybí k dalšímu rozvoji firmy. To vše díky jednorázovému výdaji za robota. Tam kde chybí finance na pracovní síly, nastoupí roboti a bezchybně provedou rutinní firemní činnosti. Společnost bude mít dlouhodobé finanční prostředky na udržení těch nejkvalitnějších pracovníků, kteří jsou klíčoví pro získávání nových zakázek a jejich realizaci, jakož i pro dlouhodobý rozvoj firmy.
V neposlední řadě musíme zmínit i to, že společnost HandyBot s.r.o. vždy hledá cestu, jak RPA cenově zpřístupnit malým a středním podnikům, podnikatelům a živnostníkům. Vědí, které procesy má smysl robotizovat a jak dosáhnout toho, aby širší uživatelská základna získala technologie, které byly doposud dostupné jen velkým podnikům. A dokonce, učí své klienty, aby uměli své roboty nejen obsluhovat, ale i zdokonalovat či sami vytvářet. Klienti HandyBot nemusí být na jejich službách závislí.
Robotizace je efektivní i tam, kde očekáváme určité sezonní nebo jiné dočasné výkyvy. Nemusíme dočasně najímat neznámé brigádníky na přepis formulářů, jednoduše to udělá robot.
Další uplatnění robotů je v propojování informací z různých programů. Některé informace potřebujeme zobrazovat jinde a jinak. Propojení programů jejich úpravou by bylo časově a finančně náročné. Pomocí robota můžeme obsluhovat aplikace stejně jako běžný uživatel. O to jednodušší a rychlejší je pak samotná realizace robota a automatizace části procesu oproti tvorbě softwaru na míru. Proto rádi spolupracujeme s tvůrci softwarů, protože díky našim robotům se i jejich řešení stávají dostupnějšími pro menší firmy.
Ke všemu by se však mělo přistupovat s potřebnou dávkou pokory. Automatizace/robotizace/umělá inteligence, to vše je schopno pracovat pouze tak, jak to sami nastavíme. Pokud robota chybně nadefinujeme, bude i chybně pracovat. Proto se všechna námi dodávaná řešení zaměřují i na kontrolu vlastní činnosti. Každý robot informuje o tom, co udělal, a pokud v průběhu zpracování nastane chyba, upozorní na ni a případně pokračuje zpracováním dalšího údaje. Činnosti robota musí být vždy ohraničené tak, abychom byli schopni jednoduše kontrolovat jeho aktivitu. Je lepší, když robot úkol neprovede a informuje o tom, než aby úkol provedl chybně.
Situace posledních měsíců nás všechny donutila změnit způsob myšlení a přenastavit fungování našich firem. Již je víc než jasné, že bez robotů se neobejdeme a automatizace se stane nedílnou součástí našeho podnikání, ať jsme živnostníkem, malou firmou či globální společností. A právě zde přichází HandyBot s.r.o. s řešeními, která jsou prověřena z let minulých. Pro klienty však hledají i stále nová řešení a pomáhají jim, aby jejich firmy fungovaly co nejefektivněji s vynaložením co nejnižších nákladů a mohly se soustředit na poskytování co nejkvalitnějších služeb a produktů v prosperujícím prostředí.